شرح سیستم حسابداری موسسات خیریه

شرح سیستم حسابداری موسسات خیریه:

این سیستم شامل چرخه های زیر می باشد:

۱- چرخه دریافتها و درآمد ها

۲-چرخه خریدها و پرداختها

۳-چرخه مصرف

۱- چرخه دریافتها و درآمد ها:

دریافتهای موسسه دو نوع است:

   ۱-۱-دریافت كمك های بلاعوض

   ۲-۱- دریافت وجه از اشخاص ثالث

۱-۱- كمك های بلاعوض دریافتی موسسه عموما به دو صورت نقدی و غیر نقدی می باشد:

    ۱-۱-۱- كمكهای نقدی شامل:

    ۱-۱-۱-۱-كمك های نقدی دریافتی از بهزیستی كه به منظور حمایت مالی وجبران مخارج جاری و هزینه های تحمل شده به موسسه اهدا میشود.این كمك ها در زمان وصول شناسایی می شوند.خزانه دار در زمان  وصول كمك ها‏‏ ‏‎: پس از دریافت اعلامیه بانكی، ثبتی به صورت ذیل در دفاتر انجام می دهد:

                                     موجودی نقد- بانك    ***

                                                  درآمد ها- كمك های نقدی- كمك های دریافتی از بهزیستی   ***

   ۲-۱-۱-۱-کمک های نقدی دریافتی از اشخاص ثالث نیز که به منظور حمایت مالی و جبران مخارج جاری و هزینه های تحمل شده انجام می شود، پس از وصول ،شناسایی و ثبت می شود. برای این گونه کمک ها ، لازم است که خانه خیرین رسید هایی با شماره سریال چاپی و در دو نسخه تهیه و در اختیار موسسات قرار دهد. موسسات نیز بهنگام دریافت کمک ها ، یک نسخه از رسید را تحویل خیرین و نسحه دیگر را ضمیمه اسناد حسابداری نماید. بهنگام دیافت کمک ها، ثبت زیر توسط خزانه دار انجام می شود :

                                     موجودی نقد- صندوق    ***

                                                  درآمد ها- كمك های نقدی- كمك های دریافتی از اشخاص    ***

چنانچه كمك دریافتی به حساب بانكی موسسه واریز شود، لازم است كه خزانه دار با اعلامیه بانكی و در صورت امكان فیش واریز وجه خیرین را اخذ نماید. در این حالت به جای حساب موجودی نقد- صندوق ، حساب موجودی نقد- بانك بدهكار می شود.

۲-۱-۱- كمكهای غیر نقدی:

در مواردی كه از جانب اشخاص ثالث كمك های غیر نقدی جهت حمایت از موسسه و جبران مخارج جاری انجام می گیرد؛ پس از دریافت كمك، رسید دریافت كمك های غیر نقدی در دو نسخه صادر میشود. یك نسخه تحویل خیرین شده و نسخه دیگر ضمیمه اسناد حسابداری می گردد.

بدین منظور لازم است ،خانه خیرین فرم های رسید كمك های غیر نقدی با شماره سریال چاپی تهیه و در اختیار كلیه موسسات قرار دهد.

انبار دار پس از دریافت كمك و تعیین ارزش جاری آن اقدام به صدور رسید انبار نموده  و یك نسخه از رسید انبار را بهمراه ،رسید دریافت كمك، به حسابداری ارسال می کند. خزانه دار مدارک مذکور را ضمیمه اسناد حسابداری نموده و ثبتی به صورت ذیل در دفاتر حسابداری انجام می دهد:

                                             موجودی كالا – نوع کمک      ***

                                                       درآمد ها – كمك های غیر نقدی-  شخص            ***

تبصره : چنانچه كمك های بلا عوض دریافتی ، جهت تحصیل و تكمیل دارایی غیر جاری كه عموما به صورت بنیادی بر عملیات موسسه موثر است باشد، در طرف بستانكار حساب سرمایی اهدایی بستانكار می گردد.

۲-۱- دریافت وجه از اشخاص ثالث :

اینگونه دریافتها ممكن است شامل انواع مختلف دریافتها نظیر دریافت علی الحساب وجه ، فروش دارایی، استرداد وجوه پرداختی به اشخاص ثالث و … باشد كه ممكن است به حساب بانكی یا صندوق موسسه واریز گردد.

۱-۲-۱- چنانچه دریافت وجه به حساب بانكی واریز شود، خزانه دار پس از دریافت اعلامیه بانكی و دریافت فیش واریز وجه ، آنها را ضمیمه سند حسابداری كرده و ثبتی به صورت زیر انجام می دهد:

                               موجودی نقد – بانك     ***

                                    سایر حسابها و اسناد پرداختنی یا سایر حسابها و اسناد دریافتنی- شخص   ***

۲-۲-۱- چنانچه  وجه به صندوق موسسه تحویل گردد،لازم است خزانه دار رسید دریافت وجه را در دو نسخه صادر نماید.یك نسخه آن را تحویل شخص و نسخه دیگر را ضمیمه اسناد حسابداری نموده ثبت زیر را انجام دهد:

                             موجودی نقد- صندوق ***

                                  سایر حسابها و اسناد پرداختنی یا سایر حسابها و اسناد دریافتنی- شخص ***

۲-چرخه خریدها و پرداختها:

   ۱-۲- خرید مواد اولیه

    ۲-۲- خرید ملزومات اداری

    ۳-۲- خرید دارایی ثابت

    ۴-۲- حقوق و دستمزد

    ۵-۲- پرداخت وجه مواد و كالا  وخدمات

۱-۲-خرید مواد : برای خرید مواد اولیه ابتدا درخواست خرید در دو نسخه صادر می شود. یك نسخه در واحد درخواست كننده بایگانی شده و نسخه دیگر با توجه به آیین نامه معاملات،پس از تایید به كارپرداز تسلیم می شود.

كارپرداز پس از خرید مواد اولیه ، آنها را تحویل انبار داده،و رسید انبار در سه نسخه صادر می شود.نسخه اول : بایگانی انبار نسخه دوم : بهمراه مدارك مثبته خرید شامل فاكتور فروشنده و… به حسابداری ارسال می شود. و نسخه سوم به كارپرداز تحویل می شود.

واحد حسابداری پس از دریافت مدارك خرید (شامل درخواست خرید،مستندات خریدو رسید انبار) نسبت به صدور سند حسابداری اقدام می نماید:

الف : چنانچه خرید نقدی انجام شده باشد:

                                موجودی كالا- موجودی مواد اولیه     ***

                                                               موجودی نقد- بانك    ***

ب: چنانچه خرید از محل تنخواه انجام شده باشد:

                                    موجودی كالا – مواد اولیه          ***

                                            موجودی نقد – تنخواه گردان        ***

ج: چنانچه خرید بصورت نسیه باشد:

                                     موجودی كالا – مواد اولیه        ***

                                                     حسابهای پرداختنی تجاری- فروشنده …    ***

تبصره:چنانچه مواد اولیه خریداری شده به فروشنده برگشت شود برگه برگشت از خرید در دو نسخه صادر شده و یك نسخه آن در انبار بایگانی شده و نسخه دیگر به حسابداری جهت صدور سند حسابداری ارسال شده و ثبت حسابداری برگشت از خرید انجام می شود.بعنوان مثال چنانچه خرید انجام شده در حالت الف برگشت شده و وجه آن توسط صندوق دریافت شود ثبت حسابداری به صورت زیر خواهد بود:

                            موجودی نقد وبانك- صندوق           ***

                                       موجودی كالا-مواد اولیه                    ***

۲-۲- خرید ملزومات اداری: پروسه خرید ملزومات اداری نیز مشابه خرید مواد اولیه می باشد.با این تفاوت كه در ثبت حسابداری به جای موجودی كالا- مواد اولیه ، حساب موجودی كالا – ملزومات اداری بدهكار می شود.

۳-۲- خرید دارایی ثابت: خرید دارایی ثابت نیز مشابه خرید مواد اولیه می باشد.با این تفاوت كه در ثبت حسابداری به جای موجودی كالا- مواد اولیه ، حساب موجودی كالا – دارایی ثابت بدهكار می شود.

تبصره: در انتهای هر سال با توجه به عمر مفید بر آوردی برای دارایی های مذكور(و با در نظر گرفتن آیین نامه استهلاكات موضوع ماده ۱۵۱ قانون مالیاتهای مستقیم) هزینه استهلاك محاسبه شده و ثبتی به صورت زیر انجام می شود :

                                    هزینه های عمومی و اداری – هزینه استهلاك     ***

                                                      استهلاك انباشته- سر فصل معین دارایی ثابت      ***

۴-۲- حقوق و دستمزد:

استخدام کارکنان بر اساس آئین نامه استخدامی موسسه انجام می شود.

برای کنترل ساعات کارکرد کارکنان ،برای هر شخص یک کارت ساعت در نظر گرفته می شود.ورود و خروج پرسنل به صورت مکانیزه  در کارت ساعت کار ثبت می شود. در پایان ماه در قسمت اداری پرینت ساعت کار کارکنان اخذ می گردد و ساعت کار عادی و اضافه کاری تعیین می شود. سپس اطلاعات مذکور را وارد سیتم حقوق و دستمزد شده و لیست حقوق و دستمزد را تهیه می شود . لیست های مذکور پس از تایید مدیر عامل به صورت زیر گردش پیدا می کنند: نسخه اول : حسابداری – جهت صدور سند  ونسخه دوم : واحد اداری جهت بایگانی.

حسابداری پس از دریافت لیست های حقوقی اقدام به صدور سند حسابداری به صورت زیر می نماید:

               هزینه عمومی و اداری                                                                * **

                                    سایر حساب ها واسناد پرداختنی – حقوق پرداختنی- کارمند                  * **

                                    سایر حساب ها واسناد پرداختنی – مالیات حقوق پرداختنی                    * **

                                    سایر حساب ها واسناد پرداختنی –  بیمه حقوق پرداختنی                      ***

                                    سایر حساب ها واسناد دریافتنی –  مساعده کارکنان -کارمند                   ***

                                    سایر حساب ها واسناد دریافتنی –  وام  کارکنان -کارمند                       ***

   سپس چک های مربوط به حقوق ، بیمه و مالیات صادر می شود. در زمان صدور چک های مذکور سند حسابداری به صورت زیر صادر می شود :

            سایر حساب ها واسناد پرداختنی – حقوق پرداختنی- کارمند             ***

            سایر حساب ها واسناد پرداختنی – مالیات حقوق پرداختنی               ***

       سایر حساب ها واسناد پرداختنی –  بیمه حقوق پرداختنی                 ***

                                اسناد پرداختنی                                                                             ***

۵-۲- پرداخت وجه مواد و كالا  وخدمات :

پرداخت وجه کالا و خدمات خریداری شده به طرق زیر انجام می شود :

۱-۵-۲- پرداخت از محل حسابهای بانكی

۲-۵-۲- پرداخت نقدی از صندوق

۳-۵-۲- پرداخت از محل تنخواه گردان

۱-۵-۲- پرداخت از محل حسابهای بانكی:

پس از مشخص شدن مانده حساب فرد ، خزانه دار فرم دستور پرداخت و رسید تحویل چک در  دو نسخه صادر می شود. پس از تایید و دستور مدیریت چک صادر می شود. هنگام تحویل چک ذیل برگه دستور پرداخت از دریافت کننده رسید اخذ می گردد. توزیع نسخ برگ دستور پرداخت و رسید تحویل چک بدین شرح می باشد : نسخه اول : حسابداری – ضمیمه اسناد حسابداری  نسخه دوم : ثبت سیستم نقد و بانک و بایگانی .

سپس ثبت زیر انجام می شود :

                                  طرف حساب            ***

                                        اسناد پرداختنی                        ***

پس از وصول چک توسط شخص دریافت کننده ، ثبت حسابداری بدین صورت خواهد بود:

                                اسناد پرداختنی        ***

                                      موجودی نقد و بانک – بانک         ***

۲-۵-۲- پرداخت نقدی از صندوق

وجوه مورد نیاز صندوق موسسه از محل حساب های بانکی تامین می شود . و پرداخت وجه توسط صندوق با توجه به آیین نامه صندوق و تنخواه گردان صورت می گیرد.

ابتدا مستندات هزینه های انجام شده به خزانه دار ارائه می گردد. خزانه دار پس از کنترل مدارک اقدام به صدور برگ مجوز پرداخت و رسید وجه نقد در دو نسخه می نماید.خزانه دار دو برگه مزبور را به انضمام مستندات هزینه های انجام شده جهت تایید برای مقام ذیصلاح ارسال می نمایدکه پس از تایید به خزانه دار عودت می شود.به هنگام پرداخت وجه توسط خزانه دار، ذیل برگ مجوز پرداخت وجه ، توسط دریافت کننده وجه امضا می گردد. نسخه اول بهمراه مدارک مثبته ضمیمه سند حسابداری شده و نسخه دوم نزد خزانه دار بایگانی می شود.

چنانچه فرضا وجه پرداختی بابت یک هزینه صورت بگیرد ، ثبت حسابداری به صورت زیر خواهد بود :

                        هزینه های عمومی و اداری         ***

                                   موجودی نقد و بانک – صندوق            *** 

۳-۵-۲- پرداخت از محل تنخواه گردان :

از تنخواه گردان جهت انجام پرداخت های جزئی استفاده می شود. ابتدا با توجه به سقف مشخص شده برای تنخواه گردان ، وجه نقد مربوطه از محل بانک یا صندوق تامین می شود . هنگام پرداخت وجه به تنخواه گردان ذیل قبض پرداخت وجه یا دستور پرداخت چک از وی رسد اخذ می گردد. و ثبت ذیل انجام می گیرد :

                      موجودی نقد و بانک – تنخواه گردان       ***

                                      موجودی نقد وبانک – صندوق یا بانک        ***

پرداخت وجه از محل تنخواه گردان با توجه به آیین نامه تنخواه گردان و صندوق صورت می پذیرد. برای انجام کار و یا خرید ،ابتدا واحد های مختلف اقدام به تکمیل فرم در خواست خرید کالا و خدمات می نمایند. این فرم در دو نسخه صادر می شود که توزیع نسخ آن بدین صورت است :

نسخه اول : تنخواه گردان – جهت اقدام  و نسخه دوم : واحد درخواست کننده – جهت بایگانی

فرم درخواست پس از تایید مقام ذیصلاح جهت انجام خرید به تنخواه گردان ارسال می شود. خرید بر اساس آیین نامه معاملات موسسه انجام می شود.پس از انجام خرید و پرداخت وجه ، کالای خریداری شده به انبار حمل می شود. پس از صدور رسید انبار توسط انبار دار ، نسخه اول که برای صدور سند حسابداری است ، به تنخواه گردان تحویل می شود.

تنخواه گردان پس از طی یک فاصله زمانی ، اقدام به تنظیم صورت خلاصه هزینه ها می نماید. این فرم در دو نسخه صادر می شود که توزیع آن بدین صورت است : نسخه اول : حسابداری – جهت صدور سند  و نسخه دوم : بایگانی تنخواه گردان

صورت خلاصه تنخواه به همراه مدارک انجام هزینه تحویل امور مالی می شود. امور مالی پس از کنترل ، جهت تایید مدیر عامل به ایشان ارجاع می دهد. پس از تایید مدیر عامل سند هزینه قابل ثبت می شود. پس از تایید مدیر عامل نسخه اول صورت خلاصه تنخواه به همراه سایر مدارک در حسابداری نگهداری و نسخه دوم به تنخواه گردان تحویل می شود . معمولا در این مرحله چکی جهت ترمیم تنخواه در وجه تنخواه گردان صادر می شود. ثبت حسابداری این رویداد ها به صورت زیر است :

بابت ارائه اسناد هزینه یا خرید :

                هزینه های عمومی و اداری – نوع هزینه      ***

                موجودی مواد و کالا – نوع موجودی           ***

                سایر حسابها                                        ***

                                 موجودی نقد وبانک – تنخواه گردان                      ***

بابت صدور چک جهت ترمیم تنخواه :

            موجودی نقد وبانک – تنخواه گردان             ***

                              اسناد پرداختنی – تنخواه گردان                            ***

۳-چرخه مصرف

۱-۳- مصرف مواد اولیه

۲-۳- مصرف ملزومات اداری و دارایی ثابت

۱-۳-مصرف مواد اولیه : واحد درخواست كننده اقدام به صدور درخواست مواد اولیه از انبار در دو نسخه می نماید.

نسخه اول: بایگانی واحد درخواست كننده و   نسخه دوم : انبار

بهنگام تحویل مواد به واحد درخواست كننده برگه حواله انبار در سه نسخه صادر می شود:

نسخه اول: بایگانی انبار

نسخه دوم : حسابداری

نسخه سوم : واحد درخواست كننده

واحد حسابداری پس از دریافت حواله انبار،ثبت زیر را انجام می دهد:

                                 هزینه اداری عمومی- مواد اولیه مصرفی         ***

                                       موجودی مواد و كالا – موجودی مواد اولیه          ***

در صورت برگشت مواد اولیه به انبار ، فرمی به همین نام و در سه نسخه صادر كه توزیع آن مشابه حواله انبار می باشد .و ثبت حسابداری آن به صورت زیر خواهد بود:

                             موجودی مواد و كالا-موجودی مواد اولیه           ***

                                              هزینه عمومی-مواد اولیه مصرفی              ***

۲-۳-مصرف ملزومات اداری و دارایی ثابت: نحوه درخواست ، تایید ، تحویل و گردش فرم های ملزومات اداری و دارایی ثابت همانند بند ۱-۳ می باشد.به هنگام خروج دارایی ثابت مشهود از انبار دارایی مزبور پلاك كوبی شده و اطلاعات آن در سیستم دارایی ثابت ثبت می شود.

ثبت حسابداری مصرف ملزومات اداری:

                                هزینه های عمومی و اداری-هزینه ملزومات     ***

                                                            موجودی مواد وكالا- ملزومات     ***

ثبت حسابداری خروج دارایی ثابت از انبار و شروع به استفاده از آن:

                            دارایی ثابت مشهود-سرفصل معین دارایی ثابت   ***